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中國建筑施工企業協會
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項目部公章,真是讓人不省心!

來源:中國建筑施工企業協會
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  一、項目部公章的效力問題

  建筑企業由于施工項目眾多、分散,且項目所在地常常與建筑企業住所地不在同一個地區,在建筑企業未在項目所在地設立分公司的情況下,為了方便經營,項目部公章便得到了廣泛的運用。

  實踐中,有些建筑企業按施工項目分類,有多少個項目就設多少個項目部公章,還有一些建筑企業按施工力量分類,有多少支施工力量就設多少個項目部公章。由于項目部系建筑公司內部機構,不具備法人資格,未辦理工商登記,因此,在使用項目部公章的場合,如何認定項目部公章的法律效力及相關合同的效力?

  筆者認為,認定建筑企業項目部的公章,應區分不同情形,分別處理:

  情形一建筑企業出具載明委托事項及委托權限的授權委托書,授權項目部公章在委托事項及委托權限內代表建筑企業。

  1、項目部公章未超越委托事項及委托權限范圍的,項目部公章應視為建筑企業公章,對建筑企業產生法律效力,不能因項目部不具備法人資格而機械地認定項目部公章沒有法律效力。

  2、項目部公章如超越委托事項及委托權限,如建筑企業追認,則項目部公章視為建筑企業公章,對建筑企業產生法律效力;如建筑企業未追認,按下述第四種情形處理。

  情形二建筑企業出具授權委托書,但委托事項及委托權限不明確。

  此種情況下,建筑企業應對其授權不明確負責,項目部公章應視為建筑企業公章,對建筑企業產生法律效力,但對方當事人負有舉證責任,應提供證據證實建筑企業出具授權委托書的事實。

  情形三建筑企業未出具授權委托書,但事后認可項目部公章。

  此種情況下,項目部公章視為建筑企業公章,對建筑企業產生法律效力。

  情形四建筑企業未出具授權委托書,事后也不認可項目部公章。

  此種情況下,項目部公章至少可起到證明的作用。

  1、如對方當事人能夠提供證據證實盡管使用的是項目部公章,但合同的實際履行者是建筑企業(例如施工合同由建筑企業簽訂,工程竣工結算由建筑企業與發包方進行等),或能夠提供建筑企業認可項目部公章對外效力的其他證據,則應視為建筑企業追認項目部公章,項目部公章對建筑企業產生法律效力。

  2、上述情形之外,準用民法無權代理相關規定,凡不需法定資質即可進行的行為(如項目部購買某件商品或設備的消費行為),應認定項目部公章具有法律效力,合同相應有效,但因項目部不具備民事主體資格,不能獨立承擔民事責任,其民事責任由建筑企業承擔;如法律、行政法規規定需法定資質方可進行的行為(如建筑施工行為,為他人債務提供保證等),則應認定為項目部主體不合格,以項目部公章簽訂的合同相應無效,但項目部因合同無效產生的法律責任由建筑企業承擔,同時,建筑企業應承擔其所屬項目部違反資質管理相關規定的法律責任。

  情形五項目部公章被他人盜用或私刻、擅自使用。

  根據最高人民法院有關司法解釋,行為人盜用單位公章簽訂經濟合同,單位對因行為人的犯罪行為造成的損失,不承擔民事責任;行為人私刻、擅自使用公章,除非有證據證明單位存在明顯過錯且該過錯與被害人經濟損失之間存在因果關系,否則單位不承擔民事責任。

  在該種情形下,項目部應當注意保存相關證據,如報案記錄、用章記錄等,以備將來引起糾紛時使用。

  二、施工企業該如何應對項目部公章管理問題?

  對施工企業而言,刻制項目部公章容易,管理卻難,項目部公章是項目部印章中的管理重點。可以說,鮮有施工企業沒有因項目部公章管理問題而付出過代價的。

  一個工程施工完畢,甚至移交發包方后,有多少施工企業領導有這樣一份自信:這個項目不會出現企業所不掌握的蓋有項目部公章的債權文書?恐怕不會很多,現實中大量此方面的糾紛案件已可見一斑。有的施工企業因項目部公章管理問題遭受了重大經濟損失,這令施工企業領導們心有余悸。

  本文梳理主要問題與應對建議,希望有利于施工企業最大限度減少此方面風險。

  1、項目部公章刻制審批監督不夠

  有的施工企業在需要刻制項目部公章時,有關領導安排一個員工就去刻制了,刻制后即投入使用,沒有相關刻制項目部公章的申請審批手續。

  存在的風險:

  1、項目部公章刻制數量、時間及刻制人員等無檔案信息記錄;

  2、無項目部公章刻制后投入使用的交接記錄;3

  3、無項目部公章投入使用的相關文件,無投入使用時間、使用范圍資料依據;

  4、一個員工辦理刻制項目部公章工作,對于刻制的項目部公章數量、交付企業前是否使用等問題無相關監督。

  應對措施:

  1、施工企業可規定擬刻制項目部公章必須報經總經理批準,由辦公室開具介紹信;

  2、施工企業可規定由經管部門統一刻制,填寫《印章制發申請表》,其他部門或人員不得刻制印章;

  3、項目部公章的形體和規格,按國家有關規定執行;

  4、刻制項目部公章時,必須有兩人同往辦理;

  5、對于申請刻制文件等有關資料及刻制的印章,必須在企業經管部門首先備案;

  6、項目部公章刻制后的所有交接工作,必須留有交接手續資料。

  2、項目部尚未正式成立即已刻制公章并使用

  在項目部尚未正式成立時,有的施工企業即刻制了項目部公章,并對外簽訂合同等法律文書。

  存在的風險:

  1、可能被工商等行政部門給予行政處罰;

  2、所簽合同等法律文書存在被認定無效的可能。無論所簽合同等法律文書是否有效,施工企業都可能承擔不利后果。

  應對措施:

  1、在項目部正式成立后申請刻制項目部公章;

  2、按照施工企業內部審批程序及國家有關規定程序刻制。

  3、未在公安部門指定刻章單位刻制項目部公章

  刻制項目部公章時,有的施工企業沒有在公安機關指定刻章單位刻制,而是隨意找一單位或個人刻制。

  存在的風險:

  1、可能被公安機關給予行政處罰;

  2、所刻制公章可能被刻制的單位或個人假冒;

  3、需要尋找刻制的單位或個人時,可能已無從查找。

  應對措施: 《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》(國發〔1999〕25號)第二十三條規定:印章制發機關應規范和加強印章制發的管理,嚴格辦理程序和審批手續。國家行政機關和企業事業單位、社會團體刻制印章,應到當地公安機關指定的刻章單位刻制。根據上述規定,施工企業如刻制項目部公章,應到工程項目所在地公安機關指定的刻章單位刻制。

  4、沒有申請對項目部公章備案

  有的施工企業沒有對項目部公章向公安機關申請備案意識,或者知道應申請備案而未申請,刻制后即投入使用。

  存在的風險:

  1、可能被公安機關給予行政處罰;

  2、出現項目部公章被假冒情況,對真實的項目部公章認定困難。

  應對措施:

  1、施工企業應到工程所在地公安機關申請辦理備案手續,之后方可啟用項目部公章;

  2、目前,有的公安機關受理項目部公章備案,有的公安機關卻不受理。建議施工企業應盡量對項目部公章辦案備案手續,以便能夠對假冒的項目部公章進行鑒定,對于公安機關不予受理的,可留存相關已申請證據;

  3、在啟用項目部公章前,施工企業應有正式發文;

  4、在啟用項目部公章的發文中,應注明啟用日期、使用范圍等內容。如替換原有公章的,還應聲明原章廢止;

  5、項目部公章啟用前要做好戳記,并留存樣本備查。

  5、刻制項目部公章等印章過多

  對于一個工程項目,有的施工企業刻制的項目部印章過多,除項目部公章、財務部門印章外,還刻制了有合同專用章、辦公室章、各主要科室章等,還有的施工企業在一個項目上刻制有兩枚項目部公章。

  存在的風險:

  1、印章越多,管理難度越大,風險越大;

  2、所刻制的印章都存在使用不當風險,如在對外合同等法律文書上加蓋辦公室章、科室章,可能導致施工企業承擔了本不應承擔的法律責任;

  3、有多枚項目部公章時,可能被公安機關等有關行政部門給予行政處罰;

  4、有多枚項目部公章時,對假冒的項目部公章認定難度更大。

  應對措施:

  1、項目與施工企業經營地在同一地區,可不刻制項目部公章,以減少因項目部公章使用給施工企業帶來的法律風險;

  2、在同一地區,仍需刻制項目部公章的,項目部印章可由企業相關部門保管。具體使用時,項目人員到相關部門加蓋,或者相關部門人員到項目加蓋;

  3、不能出現兩枚以上項目部公章,如存在,必須停用、銷毀一枚。

  6、項目部公章使用范圍不清

  一些施工企業對項目部公章使用范圍沒有規定或規定不清,可以使用業務專用章的,使用了項目部公章;應使用項目部公章的,卻使用了業務專用章。

  存在的風險:

  1、蓋章文書的效力可能為不確定或無效;

  2、出現訴訟或仲裁案件時,除非施工企業有證據證明合同所涉印章與己無關或為他人私蓋,否則法院或仲裁機構可能認定合同有效,還可能被法院或仲裁機構作出不利于施工企業的其它有關認定。

  應對措施:

  1、對項目部印章使用范圍作出規定,凡屬以施工企業名義對外發文、開具介紹信、報送報表等情形,一律加蓋施工企業公章,凡屬合同類的使用合同專用章,凡屬財務會計業務的用財務專用章,職能部門印章僅限部門內部使用等;

  2、刻制項目部技術章、資料章、試驗等科室章時,在印章上填加標注說明,如“此章僅限于工程技術聯系或資料專用”、“不得用于簽訂經濟合同”、“簽訂經濟合同無效”等字樣;

  3、項目部技術章、資料章、試驗等科室章無標注說明的,應在加蓋印章處作出備注,說明蓋章效力所及范圍;

  4、施工企業可在公司網站等媒介公示印章格式及使用范圍等內容。

  7、項目部公章使用審批制度缺失

  有的施工企業沒有項目部公章使用審批制度,項目部公章使用具有一定隨意性。

  存在的風險:

  1、不應加蓋項目部公章的加蓋了,導致施工企業承擔法律責任;

  2、對于不當使用項目部公章給施工企業造成損失的,相關責任人認定困難。

  應對措施:

  1、施工企業應明確規定項目部公章使用審批權限、范圍以及審批責任;

  2、施工企業應規定項目部各部門需要加蓋項目部公章、合同專用章時,應填寫《印章使用申請表》或《印章使用審批表》等,由項目經理簽署是否核準意見。項目經理應把握哪些事項屬于所屬施工企業層級審批,注意不能超越權限;

  3、項目經理不在崗時,可規定由副經理或項目書記簽發,也可規定一般業務和事務性行文由副經理或項目書記簽發。

  8、未嚴格按審批制度使用項目部公章

  有的項目部公章使用審批手續不全,有的先蓋章后審批,還有的是領導打招呼即加蓋公章,且未補辦審批手續,審批制度成為虛設。

  存在的風險:

  1、公章使用管理混亂,增加企業風險;

  2、對于不當使用項目部公章給施工企業造成損失的,相關責任人認定困難。

  應對措施:

  1、在申請蓋章手續不完備情況下,負責加蓋項目部公章人員應具有拒絕權,特殊情形除外;

  2、根據項目部自身運作特點,設計效率與風險管理兼顧的公章使用流程,包括特殊情況預案;

  3、項目部主要管理人員應模范遵守有關印章管理制度。

  9、缺乏項目部公章保管制度

  有的施工企業對項目部公章防火防盜問題注意不夠,沒有保險柜等設施設備收存項目部公章,只是放置在一般辦公桌抽屜中。有的施工企業未設置專門人員保管項目部公章,保管人員更換時無交接手續。項目部公章有時脫離保管人員視線,保管人員隨意允許他人代為加蓋公章,還有的允許他人攜帶印章外出而缺乏監管措施。

  存在的風險:

  1、項目部公章損毀、被盜風險增大;

  2、項目部公章被偷蓋、私蓋風險增大;

  3、保管人員更換后,保管責任認定不清。

  應對措施:

  1、項目部公章應存放在帶鎖的專用箱柜內,實行專人專柜保管;

  2、對于保管人員,應慎重選擇,并由其簽訂保管責任書,明確保管責任;

  3、規定保管人無獨立使用項目部公章權力,但具有監督使用權力;

  4、保管人必須保證公章使用時處于自己視線范圍;

  5、保管人暫時不能保管的,應安排臨時保管人員并辦理交接手續,注明移交人、接收人、監督人、移交時間、交接資料清單等;

  6、盡量減少項目部公章外出使用情形,確需將項目部公章帶出使用的,應提交申請報告,經項目經理等主管領導同意,二人以上同行為宜;

  7、保管人員對保管期間的異常情況應及時向項目領導匯報。

  10、沒有建立項目部公章使用登記檔案

  有的施工企業沒有設立項目部公章使用登記檔案,有的是臨時用一張活頁紙登記,登記記錄斷檔或無序,有的項目領導本身就不按規定登記。

  存在的風險:

  1、一個項目結束后無完整的項目部公章使用檔案記錄

  2、對于加蓋項目部公章文書真實性無從核實;

  3、不利于公章保管人惡意使用公章情形的認定。

  應對措施:

  1、項目部公章使用登記檔案的建立非常重要,有利于項目部公章使用管理,有利于私蓋、假冒項目部公章的識別,施工企業應予重視;

  2、申請蓋章人員應在登記文本中對有關事項、時間等進行登記簽字,登記文本應有頁碼且為連續;

  3、對所加蓋文書復制留存,多頁文書且沒有必要留存全部復制件的,可對蓋章頁等做部分留存,按先后時間歸檔;

  4、保管人員應對登記文本及檔案妥善保管,避免損毀或遺失,一定期限后將登記文本檔案向項目部主管科室及施工企業備份。

  11、在空白介紹信、授權書等文書上加蓋項目部公章

  有的施工企業對于空白介紹信、空白授權事項授權委托書法律風險認識不夠,以致出具加蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權事項的授權委托書。

  存在的風險:

  1、空白介紹信、空白授權事項授權委托書被錯誤填寫內容;

  2、空白介紹信、空白授權事項授權委托書被他人惡意填寫不利于建筑施工企業的內容;

  3、空白介紹信、空白授權事項授權委托書遺失后被他人利用,導致施工企業承擔法律責任。

  應對措施:

  1、盡量避免對外出具蓋有項目部公章的空白介紹信、空白授權事項授權委托書;

  2、如因特殊情況需要開具時,應經項目經理審批同意,使用人在空白件復印件上作出簽收說明,并在填寫內容之后至使用之前復印或拍照,交存項目部歸檔;

  3、對于未提交原件的介紹信、授權書,使用人應一并交回項目部歸檔;

  4、對加蓋項目部公章的介紹信、授權委托書應統一編號登記,以備存查。

  12、將項目部公章交給掛靠的企業或個人使用

  為收取管理費,有的施工企業出借資質給其他企業或個人承接工程,甚至為圖便利將項目部公章交給掛靠的企業或個人在施工中使用。

  存在的風險:

  1、可能被掛靠的企業或個人不當甚至惡意使用;

  2、項目部并非買受人,施工企業卻承擔了材料、設備等購買責任;

  3、項目部并非租賃人,卻承擔了租賃人責任等。

  應對措施:

  1、該種情形已少見,其風險隱患巨大。無論出于何種考慮,施工企業都不能將項目部公章交給掛靠的企業或個人使用;

  2、項目部人員私自幫助掛靠企業或個人加蓋項目部公章的,施工企業應追究其責任。

  13、在應由施工企業簽訂的合同、擔保文件、承諾書上加蓋項目部公章

  對于應由施工企業簽訂的合同、擔保文件、承諾書,項目部管理人員擅自做主,以項目部名義簽訂,加蓋項目部公章。

  存在的風險:

  1、導致法律文書效力的不確定性;

  2、施工企業承擔了不利法律后果。

  應對措施:

  1、在施工企業章程中統一規定項目經理權限、項目部公章使用范圍與責任;

  2、對項目經理出具授權書,明確其權限;

  3、在施工企業宣傳媒介或項目部宣傳欄對授權書進行公示,并邀請公證機構予以公證;

  4、施工企業與項目經理單獨簽訂責任書,或在獎懲經營責任狀類文書中明確項目經理權限與責任;

  5、對于可知范圍的材料商等主要交易相對人,通過函件方式告知項目經理的權限及項目部公章使用范圍,但需要注意留有已送達證據;

  6、對于應由施工企業簽訂的合同、擔保文件、承諾書等法律文書,施工企業未予簽訂,但已加蓋了項目部公章的,施工企業可根據具體風險情況考慮是否追認,對于不能追認的,應及時通知相對人,止付款項,也可與相對人協商變更或解除合同、擔保、承諾,必要情況下也可提起訴訟或仲裁解決。

  14、項目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后處置措施不夠

  在項目部公章遺失、被盜、被搶、毀損后,一些施工企業的項目部不向所屬施工企業匯報,不及時向公安機關報案或報告,不在報紙等媒體上發布公告聲明作廢,而是自行重新刻制項目部公章,對于新刻制的項目部公章也不申請備案。還有的施工企業刻制新的項目部公章后,又找到了原來的項目部公章,但并未向公安機關說明、上繳并銷毀原公章。

  存在的風險:

  1、可能被公安機關等有關行政部門給予行政處罰;

  2、對于假冒項目部公章難以鑒定識別;

  3、對于惡意使用已丟失、被盜項目部公章形成的法律文書,難以認定系惡意使用,施工企業可能承擔不利的法律責任;

  4、刻制新章仍保留已發現原章情形,對于相關加蓋原章法律文書的真實性及效力認定,很可能不利于施工企業。

  應對措施:

  1、項目部公章被盜或被搶后,項目部應及時向所屬施工企業匯報,向當地公安機關報案,并采取公告形式聲明作廢;

  2、項目部公章遺失、毀損的,項目部也應及時向所屬施工企業匯報,向當地公安機關報告,并采取公告形式聲明作廢;

  3、重新申請刻制項目部公章的,應重新申請辦理備案手續。

  15、沒有項目部公章回收、封存、銷毀制度

  在施工項目長期停工或竣工后,一些施工企業沒有相關項目部公章回收、封存、銷毀制度,如什么情況下應回收、封存、銷毀項目部公章,具體如何實施和監督等。在應回收、封存、銷毀項目部公章時,可能仍然由項目經理或書記等個人保管。

  存在的風險:

  1、項目部公章回收、封存、銷毀無制度遵循;

  2、容易導致項目部公章被不當甚至惡意使用;

  3、在項目經理、書記等保管項目部公章人員離職或發生其它意外情況時,施工企業可能已將無法查找、回收項目部公章。

  應對措施:

  1、施工企業應根據《國務院關于國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》第二十四規定,在項目部公章管理制度中增加項目部公章回收、封存、銷毀內容規定;

  2、施工項目長期停工或竣工,以及出現項目部公章毀損情況時,項目部應向所屬施工企業主管部門交回項目部公章,辦理相關回收手續,注明停用時間;

  3、建立項目部公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

  16、同時使用多枚項目部公章

  有的施工企業在一個項目上刻制有兩枚甚至多枚項目部公章,這種情況同時刻制的少見,但先后刻制的情況存在。

  存在的風險:

  1、可能被公安機關等有關行政部門給予行政處罰;

  2、對假冒的項目部公章認定非常困難。

  應對措施:為減少多枚項目部公章管理中的巨大法律風險,也避免被有關部門處罰,施工企業不能同時擁有或使用兩枚以上項目部公章。

  17、加蓋項目部公章的法律文書上無代表人、被授權人或負責人簽字

  有的施工企業在合同等法律文書上加蓋項目部公章后,代表人、被授權人或負責人并沒有在蓋章處簽字。

  存在的風險:

  1、不利于認定相關經辦人員;

  2、不利于追究相關經辦人員簽訂合同等法律文書責任;

  3、項目部公章被假冒情形多見,只有公章,沒有簽字,不利于識別假冒的項目部公章。

  應對措施:施工企業可規定,除特殊用途文書外,加蓋項目部公章的法律文書,相關經辦人員必須在代表人、被授權人或負責人處簽字。同時,也應要求合同類文書相對人的經辦人員同樣進行簽字。

  18、現假冒項目部公章不及時報案

  有的施工企業在已發現有假冒的項目部公章后,沒有及時報案,沒有采取有效的應對措施,沒有一追到底。

  存在的風險:

  1、對于有關爭議事項,可能被認定存有過失;

  2、假冒項目部公章繼續使用,風險增大。

  應對措施:

  1、發現有假冒項目部公章,施工企業應及時向公安機關報案,提供相關線索;

  2、對于最終認定材料供應商、工程分包商、勞務分包商等私刻項目部公章的,施工企業應追究其法律責任,不再與其保持合作,并可考慮在一定范圍內進行通報。

  19、項目部公章風險意識有待加強

  有的施工企業并未在企業內部開展有關項目部公章風險管理培訓,項目部公章管理風險防控僅停留在有限的主要管理人員層面。施工企業人員發現項目部公章被不當使用,缺少監督、制止、舉報意識,沒有形成施工企業全員印章風險防控。

  存在的問題:

  1、不利于項目部公章使用的監督管理;

  2、不利于及時發現項目部公章的不當甚至惡意使用。

  應對措施:

  1、加強項目部公章風險管理的培訓工作,通過案例讓企業員工認識到項目部公章管理不當可能導致的風險,以及制定項目部公章保管、使用管理制度的必要性;

  2、通過在企業內部張貼文字、漫畫等形式宣傳項目部公章管理制度;

  3、定期檢查相關制度的執行情況,并予公布。

  20、現代信息管理手段利用不足

  施工企業管理多為粗放式,對于項目部公章的管理也多停留在傳統模式中,沒有嘗試甚至不了解現代信息手段可能帶來的管理效果。

  存在的問題:項目部公章管理手段落后,信息化管理手段運用不夠。

  應對措施:施工企業可了解企業印章管理開發系統軟件,嘗試更高效、安全的遠程監控等現代化管理模式。

  最后,說一說非僅屬施工企業的項目部公章備案問題。

  我國施工企業數量龐大,這些施工企業在建工程項目部數量更大。多年來,涉及施工企業項目部公章真偽的案件眾多,項目部公章亂象不絕。

  然而,對于項目部公章能否備案問題,各地公安機關實際掌握不一,且多數公安機關不受理項目部公章備案。施工企業項目部公章不能進行備案,其合法性、唯一性就不能確定,對于假冒項目部公章的鑒定工作也就很難進行,施工企業往往很難證明其項目部公章的合法性、唯一性。

  但愿有關部門能夠重視施工企業項目部公章備案這一問題,讓施工企業能夠對項目部公章進行備案,以自證其身。


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